Business case de un proyecto de IA: plantilla para dirección

Blog de RedundAI · 25 de septiembre de 2026 · 9 min de lectura

Un business case de IA tiene ocho apartados: problema, línea base, inversión, costes recurrentes, ahorro, riesgos, sensibilidad y decisión. Lo que lo hace creíble son tres cosas: una línea base medida, no estimada; el ahorro separado en horas liberadas y ahorro realizable; y tres escenarios con el prudente a la vista. Abajo tienes la plantilla para copiar y un ejemplo ilustrativo rellenado.

¿Qué es un business case de IA y para qué sirve?

Es el documento con el que dirección decide si pone dinero en un proyecto. No es una presentación de lo que la IA puede hacer; es la cuenta de lo que este proyecto va a costar y a devolver en tu empresa, con los supuestos a la vista para que cualquiera los pueda discutir. Sirve para tres cosas: decidir, fijar de antemano qué se considerará éxito y poder revisar dentro de seis meses si se cumplió.

Esta página es la plantilla y cómo rellenarla. La teoría del retorno, con las métricas y las trampas, está en la guía cómo medir el ROI de un proyecto de IA.

¿Qué apartados debe tener?

Apartado	Pregunta que responde	Error típico
1. Problema	¿Qué tarea concreta y por qué importa?	Describir la tecnología en vez del problema
2. Línea base	¿Cuánto cuesta hoy, medido?	Estimar a ojo
3. Inversión	¿Cuánto cuesta ponerlo en marcha?	Olvidar las horas internas
4. Costes recurrentes	¿Cuánto cuesta mantenerlo al año?	No incluirlos
5. Ahorro	¿Cuánto se libera y cuánto llega a la cuenta?	Confundir horas liberadas con euros
6. Riesgos	¿Qué puede salir mal y cómo se controla?	Omitirlos para que el documento luzca
7. Sensibilidad	¿Y si sale peor de lo previsto?	Un solo escenario, el bueno
8. Decisión	¿Qué se aprueba y con qué criterio se sigue o se para?	Aprobar «el proyecto» sin umbral

Plantilla de business case copiable

Cópiala en un documento y rellena los corchetes. Cabe en dos páginas; si ocupa más, el alcance es demasiado grande.

BUSINESS CASE: [nombre del proceso]
Fecha: [dd/mm/aaaa]   Responsable (dueño del proceso): [nombre y cargo]
Decisión que se pide: [aprobar piloto / aprobar puesta en producción]

1. PROBLEMA
   - Qué tarea: [p. ej., responder correos de estado de pedido]
   - Quién la hace hoy: [n.º de personas y categoría]
   - Qué duele: [horas, retrasos, errores, cuello de botella en campaña]
   - Qué NO entra en el alcance: [...]

2. LÍNEA BASE (medida, no estimada)
   - Volumen: [casos al mes], fuente: [ERP / CRM / buzón]
   - Tiempo por caso: [minutos], medido del [fecha] al [fecha]
   - Horas al año: [volumen x minutos / 60 x 12]
   - Errores o retrabajo actuales: [% o casos al mes]
   - Coste de empresa por hora: [€], fuente: [gestoría]

3. INVERSIÓN (una vez)
   - Proveedor o desarrollo: [€]
   - Horas internas (dueño, TI, pruebas): [h x €/h]
   - Datos: limpieza, integraciones: [€]
   - Total inversión: [€]

4. COSTES RECURRENTES (al año)
   - Consumo del modelo y alojamiento: [€]
   - Mantenimiento y cambios: [€]
   - Supervisión humana: [h/semana x semanas x €/h]
   - Licencias adicionales: [€]
   - Total recurrente: [€]

5. AHORRO
   - Parte automatizable: [%], deducida de las subtareas
   - Horas liberadas al año: [horas x % - supervisión]
   - Valor de la capacidad liberada (techo): [horas liberadas x €/h]
   - Qué se hará con esas horas: [evitar contratación / dejar de pagar
     horas extra o externos / absorber crecimiento / trabajo que factura]
   - Ahorro realizable al año: [€] (la parte que llega a la cuenta)

6. RIESGOS Y CÓMO SE CONTROLAN
   - Calidad: [qué error sería grave y qué control lo evita]
   - Datos personales / legal: [qué datos, dónde se tratan, contrato]
   - Adopción: [quién lo usará y cómo se le forma]
   - Dependencia del proveedor: [cuentas a nombre de la empresa, documentación]

7. SENSIBILIDAD (3 escenarios)
                    Prudente   Base   Optimista
   Parte automat.     [%]      [%]      [%]
   Horas convertidas  [%]      [%]      [%]
   Ahorro realizable  [€]      [€]      [€]
   Neto año 1         [€]      [€]      [€]
   Meses para recuperar [n]    [n]      [n]

8. DECISIÓN
   - Qué se aprueba: [piloto de X semanas / producción]
   - Criterio para seguir: [métrica y umbral medidos en el piloto]
   - Criterio para parar: [...]
   - Próxima revisión: [fecha, con datos de producción]

¿Cómo se calcula el ahorro: horas liberadas o ahorro realizable?

Las dos cifras, por separado. Las horas liberadas multiplicadas por el coste de empresa por hora dan el valor de la capacidad liberada: el techo. El ahorro realizable es la parte de ese valor que de verdad llega a la cuenta de resultados: una contratación que no se hace, horas extra o trabajo externo que se dejan de pagar, o crecimiento que se absorbe con la misma plantilla. Si nadie decide qué pasa con las horas, el ahorro realizable es cero aunque el sistema funcione.

El cálculo paso a paso, con el coste de empresa por hora, está en cómo calcular el ahorro en horas de personal. Para una primera cifra en un minuto, usa la calculadora de ahorro de la portada y luego afínala aquí.

¿Cómo se hace el análisis de sensibilidad?

Con tres escenarios en los que solo cambian los supuestos inciertos, no los medidos. Los que más mueven el resultado suelen ser dos:

• La parte automatizable: qué porcentaje del trabajo asume de verdad la IA con tus datos. Hasta que no se prueba, es una estimación.
• La conversión de horas en dinero: qué porcentaje de las horas liberadas se traduce en ahorro realizable.

El volumen y el coste por hora van igual en los tres escenarios, porque se han medido. Si el escenario prudente pierde dinero, no hace falta descartar el proyecto: hace falta un piloto que mida el supuesto que lo decide antes de comprometer más.

Ejemplo ilustrativo rellenado

Ejemplo ilustrativo con supuestos redondos. No es un cliente ni una media de mercado: una empresa quiere que la IA prepare las respuestas a los correos de «¿dónde está mi pedido?» consultando el ERP.

Apartado	Supuesto	Cifra
Línea base	1.800 correos al mes, 6 minutos cada uno, medido dos semanas	180 h al mes, 2.160 h al año
Coste de empresa por hora	Dato de la gestoría (supuesto)	22 €
Inversión	4.500 € de puesta en marcha + 20 h internas a 22 €	4.940 €
Costes recurrentes	Consumo, alojamiento y mantenimiento supuestos	250 € al mes, 3.000 € al año
Supervisión	3 h a la semana, 46 semanas	138 h al año (ya restadas abajo)
Uso de las horas	Se dejan de pagar horas extra en campaña y un refuerzo temporal	Según escenario

Sensibilidad (horas liberadas = 2.160 × parte automatizable − 138):

	Prudente	Base	Optimista
Parte automatizable	40 %	55 %	65 %
Horas liberadas al año	726 h	1.050 h	1.266 h
Valor de la capacidad (techo)	15.972 €	23.100 €	27.852 €
Horas convertidas en ahorro	30 %	60 %	80 %
Ahorro realizable al año	4.792 €	13.860 €	22.282 €
Menos recurrentes	1.792 €	10.860 €	19.282 €
Neto del primer año (tras la inversión)	−3.148 €	5.920 €	14.342 €
Meses para recuperar la inversión	Unos 33	Unos 5,5	Unos 3

Decisión de este ejemplo: aprobar un piloto de cuatro semanas con 300 correos reales. Se sigue si la parte automatizable medida supera el 50 % sin errores graves en la información del pedido; se para si queda por debajo del 40 %. Antes del piloto, administración decide por escrito qué horas extra y qué refuerzo dejan de contratarse. Cómo montar ese piloto, en piloto de IA con criterios de éxito.

¿Qué va a preguntar dirección y qué contestar?

• «¿De dónde sale esta cifra?» Enseña la línea base medida y la fuente de cada dato.
• «¿Y si no funciona?» Enseña el escenario prudente y el criterio para parar el piloto: la pérdida máxima está acotada.
• «¿Cuánto nos va a costar cada año?» El apartado 4. Si falta, el documento no es creíble. La lista completa de lo que se suele olvidar está en costes ocultos de la IA.
• «¿Vamos a despedir a alguien?» Di qué se hará con las horas. Las dos vías, menos coste o crecer sin contratar, están explicadas en reducir costes con IA.
• «¿Esperamos al bono de IA?» Hoy no tiene bases ni fecha de convocatoria. El plan prevé medir el impacto en productividad, que es justo lo que deja escrito este documento; el estado real está en agente homologado IA360.

¿Cuándo el business case dice que no?

• Cuando el ahorro realizable del escenario base no supera los costes recurrentes: no se recupera nunca.
• Cuando el volumen es tan bajo que la inversión tarda más en recuperarse que la vida útil previsible del sistema.
• Cuando nadie está dispuesto a ser dueño del proceso.
• Cuando un error grave sería inasumible y no hay forma razonable de revisarlo.

Un business case que dice que no también es un éxito: te ahorra el proyecto. Los fallos que se evitan escribiéndolo están en errores al implantar IA.

Preguntas frecuentes

¿Qué debe incluir un business case de un proyecto de IA?

Ocho apartados: el problema concreto, la línea base medida, la inversión, los costes recurrentes, el ahorro (horas liberadas y ahorro realizable por separado), los riesgos y cómo se controlan, un análisis de sensibilidad con tres escenarios y la decisión con su criterio para seguir o parar.

¿Cómo se calcula el ahorro en un business case de IA?

Horas de la tarea por la parte automatizable, menos la supervisión, por el coste de empresa por hora. Eso da el valor de la capacidad liberada. El ahorro realizable es solo la parte que llega a la cuenta: una contratación evitada, horas extra o trabajo externo que se dejan de pagar, o crecimiento absorbido.

¿Qué escenarios hay que presentar a dirección?

Tres: prudente, base y optimista. Solo cambian los supuestos inciertos, sobre todo la parte automatizable y qué porcentaje de las horas se convierte en ahorro. El escenario que más importa es el prudente, porque acota la pérdida máxima.

¿Qué hago si el escenario prudente pierde dinero?

No descartes el proyecto por eso. Aprueba un piloto corto que mida el supuesto que decide el resultado, normalmente la parte automatizable, y fija antes el umbral para seguir y el umbral para parar.

¿Cuánto tarda en recuperarse un proyecto de IA?

Depende del caso: meses para recuperar = inversión dividida entre el ahorro realizable mensual menos los costes recurrentes mensuales. En el ejemplo ilustrativo de esta página va de unos 3 meses en el escenario optimista a unos 33 en el prudente.