El ahorro se calcula en seis pasos: mides cuántas horas ocupa hoy la tarea, pones a cada hora su coste de empresa (sueldo más Seguridad Social), estimas qué parte asume la IA, restas la supervisión y los costes recurrentes, y decides qué pasa con las horas que sobran. Ese último paso es el que casi todos se saltan: una hora liberada solo es dinero si se deja de pagar o se dedica a trabajo que factura. Si no, has comprado capacidad, que también vale, pero no es ahorro.
Porque multiplican horas «ahorradas» por un sueldo y presentan el resultado como euros en la cuenta de resultados. Tres errores se repiten: se estiman las horas preguntando en lugar de medir, se usa el salario bruto en lugar del coste de empresa y se da por hecho que cada hora liberada se convierte en dinero. Este método corrige los tres. Si lo que buscas es el cálculo completo del retorno de un proyecto, con métricas de calidad y trampas, está en cómo medir el ROI de un proyecto de IA; aquí nos centramos en las horas de personal.
Elige una tarea concreta, no un departamento: «registrar facturas de proveedor», «responder correos de estado de pedido», «preparar ofertas estándar». Para esa tarea anota:
Horas al mes = casos al mes × minutos por caso ÷ 60. Si no puedes medir por caso, al menos pide a cada persona que apunte durante dos semanas el tiempo que dedica a la tarea. Una estimación a ojo suele pasarse o quedarse corta de forma notable, y todo lo que viene después hereda el error.
El coste de empresa es el salario bruto más la cotización que paga la empresa a la Seguridad Social. En 2026, en el régimen general, la parte de la empresa es:
| Concepto | Tipo a cargo de la empresa (2026) |
|---|---|
| Contingencias comunes | 23,60 % |
| Desempleo, contrato indefinido | 5,50 % (6,70 % si es temporal) |
| FOGASA | 0,20 % |
| Formación profesional | 0,60 % |
| Mecanismo de equidad intergeneracional (MEI) | 0,75 % |
| Suma, contrato indefinido | 30,65 % |
| Accidentes de trabajo y enfermedades profesionales | Según la actividad y la ocupación (tarifa de primas) |
Los tipos se aplican sobre la base de cotización, que en 2026 va de 1.424,40 € a 5.101,20 € al mes. En sueldos por encima del tope, la cotización deja de crecer y el porcentaje efectivo baja.
Coste por hora = (salario bruto anual + cotización de la empresa) ÷ horas efectivas de trabajo al año. Las horas efectivas son las de tu convenio, ya descontadas vacaciones y festivos. Tu gestoría te da el coste de empresa exacto de cada categoría.
No es un porcentaje que se elige; se deduce. Parte la tarea en subtareas y marca cada una:
Suma el tiempo de las subtareas que pasan a la IA y divídelo entre el total: esa es la parte automatizable. Sé prudente. Si no lo tienes claro, usa el porcentaje bajo y súbelo cuando lo midas en producción. Qué procesos suelen dar más juego está en cómo elegir el primer caso de uso.
Horas liberadas al año = horas anuales de la tarea × parte automatizable − horas de supervisión. La supervisión es el tiempo que alguien dedica a revisar excepciones y el registro del sistema. Nunca es cero. Es el mismo cálculo que hace la calculadora de ahorro de la portada, que toma 46 semanas de trabajo al año; en la hoja propia, resta además la supervisión.
Aquí está la clave. Las horas liberadas multiplicadas por el coste por hora dan el valor de la capacidad liberada: el techo. El ahorro realizable es la parte de ese valor que de verdad llega a la cuenta de resultados, y solo llega por alguno de estos caminos:
| Qué pasa con las horas | Ahorro realizable |
|---|---|
| Se evita una contratación prevista o una sustitución | El coste de esa contratación |
| Se dejan de pagar horas extra o trabajo externo (una gestoría, un temporal) | Lo que se deja de pagar |
| Se dedican a trabajo que factura o que la empresa tenía sin cubrir | El margen de ese trabajo, si se puede medir |
| El volumen crece y se absorbe con la misma plantilla | La contratación que no hará falta: ahorro futuro |
| Nada cambia: las horas se diluyen en el día | Cero euros. Hay capacidad, pero no ahorro |
Las dos formas de convertir capacidad en dinero, y lo que implica cada una para la plantilla, están en reducir costes con IA.
Meses para recuperar = coste de puesta en marcha ÷ (ahorro realizable mensual − costes recurrentes mensuales). Los costes recurrentes son consumo del modelo, alojamiento y mantenimiento (cómo estimarlos, en cuánto cuesta un agente de IA). Si el ahorro realizable no supera a los costes recurrentes, el proyecto no se recupera nunca, por barato que sea arrancarlo.
Ejemplo ilustrativo, con supuestos redondos. No es un caso de cliente ni un resultado medio: cambia cada cifra por las tuyas.
| Paso | Supuesto | Resultado |
|---|---|---|
| Línea base | 3 personas, 12 horas a la semana cada una, 46 semanas | 1.656 horas al año |
| Coste por hora | 26.000 € brutos; 30,65 % de cotización más un 1,5 % supuesto de accidentes de trabajo; 1.750 horas efectivas | 34.359 € al año, unos 19,60 € por hora |
| Parte automatizable | 60 %, deducido de las subtareas | 994 horas |
| Supervisión | 2 horas a la semana | 92 horas |
| Horas liberadas | 994 − 92 | 902 horas al año |
| Valor de la capacidad | 902 × 19,60 € | Unos 17.680 € al año (el techo) |
Ahora, con 4.500 € de puesta en marcha y 200 € al mes de costes recurrentes supuestos, tres escenarios:
| Escenario | Ahorro realizable al año | Recuperación |
|---|---|---|
| A. Se evita contratar a una persona a media jornada que estaba prevista | Unos 17.180 € (la mitad del coste de empresa) | (17.180 − 2.400) ÷ 12 = 1.232 € al mes: menos de 4 meses |
| B. Se dejan de pagar 300 horas extra al año | Unos 5.880 € (valoradas al mismo coste por hora) | (5.880 − 2.400) ÷ 12 = 290 € al mes: unos 15,5 meses |
| C. Nadie decide nada y las horas se diluyen | 0 € | No se recupera. Hay 902 horas de capacidad sin usar |
El mismo proyecto, con el mismo resultado técnico, va de pagarse en menos de cuatro meses a no pagarse nunca. La diferencia no la pone la IA: la pone la decisión sobre qué hacer con las horas, y conviene tomarla antes de empezar.
Si piensas en el futuro bono de IA del Plan IA360, la medición del impacto en productividad es justo lo que describe el plan; el estado real del programa está en agente homologado IA360.
Mide las horas que ocupa hoy la tarea, multiplícalas por la parte que asume la IA, resta la supervisión y multiplica por el coste de empresa por hora. Eso da el valor de la capacidad liberada. El ahorro real depende de qué hagas con esas horas: evitar una contratación, dejar de pagar horas extra o dedicarlas a trabajo que factura.
Las horas liberadas son capacidad: tiempo que el equipo ya no dedica a la tarea. El ahorro realizable es el dinero que de verdad deja de gastarse o se gana con ese tiempo. Si las horas se diluyen sin cambiar nada, el ahorro realizable es cero.
El coste de empresa: salario bruto anual más la cotización a cargo de la empresa, dividido entre las horas efectivas de tu convenio. En 2026, con contrato indefinido, la cotización de la empresa suma el 30,65 % más la tarifa de accidentes de trabajo de tu actividad, con la base máxima en 5.101,20 € al mes.
En el régimen general: 23,60 % por contingencias comunes, 5,50 % por desempleo en contratos indefinidos (6,70 % en temporales), 0,20 % de FOGASA, 0,60 % de formación profesional y 0,75 % del MEI, más accidentes de trabajo según la actividad.
Divide el coste de puesta en marcha entre el ahorro realizable mensual menos los costes recurrentes mensuales. Si el ahorro realizable no supera a los costes recurrentes, no se recupera nunca. Por eso hay que decidir qué pasa con las horas liberadas antes de empezar.
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