El primer caso de uso de IA se elige con tres números: impacto (horas o errores que elimina), esfuerzo (datos, integraciones y cambios que exige) y riesgo (qué pasa si se equivoca). Puntúa cada candidato de 1 a 5 en los tres, descarta los de riesgo máximo y empieza por el que más sume con la fórmula de abajo, no por el que más ilusión haga. Al final tienes un ejemplo ilustrativo con cinco procesos puntuados.
Porque decide si habrá un segundo. Un primer proyecto que libera horas medibles en tres semanas convence a dirección y al equipo; uno vistoso que se queda en piloto quema el presupuesto y la paciencia. En la guía para implantar IA en una empresa damos los cuatro criterios mínimos (volumen, reglas, datos y dueño). Aquí vamos un paso más allá: cómo comparar varios candidatos que los cumplen y elegir uno con números.
También es lo que pide el Plan IA360 para su bono de IA: «identificación de un caso de uso concreto», después de un diagnóstico de madurez y antes de medir el impacto. Si aún no has hecho el diagnóstico, empieza por la plantilla de diagnóstico de madurez en IA.
Si te faltan ideas, hay candidatos típicos por departamento en casos de uso de IA en pymes.
| Eje | 1 punto | 3 puntos | 5 puntos |
|---|---|---|---|
| Impacto: horas liberadas, errores evitados, tiempo de respuesta | Menos de 10 horas al mes | 30 a 60 horas al mes, o errores que cuestan dinero | Más de 80 horas al mes, o un cuello de botella que frena ventas |
| Esfuerzo: datos, integraciones, reglas, cambio en el equipo | Datos accesibles, un sistema, reglas escritas | Dos sistemas o reglas por escribir | Datos dispersos, varios sistemas sin API, cada persona lo hace a su manera |
| Riesgo: coste de un error, quién lo ve, obligaciones legales | Error barato y que se detecta en revisión interna | Lo ve el cliente, pero se corrige sin daño | Decisiones sobre personas, dinero sin revisión o sistemas de alto riesgo según el Reglamento europeo de IA |
Antes de puntuar, aplica dos filtros de descarte:
Usamos esta fórmula, con el impacto a doble peso porque es lo que paga el proyecto:
Prioridad = 2 × Impacto + (6 − Esfuerzo) + (6 − Riesgo)
El resultado va de 4 a 20. Por encima de 15, buen primer candidato; entre 11 y 15, candidato para después; por debajo de 11, no por ahora. Si dos procesos empatan, gana el que tenga los datos más fáciles de sacar: el esfuerzo casi siempre se subestima.
La matriz castiga a propósito lo vistoso. Un asistente que «responde cualquier pregunta sobre la empresa» suele puntuar alto en impacto imaginado y alto en esfuerzo y riesgo reales. Un lector de facturas aburrido suele ganarle con holgura, y es el que se paga antes.
Ejemplo inventado, no un caso real: una empresa de distribución de 80 empleados con cinco candidatos.
| Candidato | Volumen estimado | Impacto | Esfuerzo | Riesgo | Prioridad |
|---|---|---|---|---|---|
| Pedidos por correo al ERP | 900 al mes × 6 min = 90 h | 5 | 3 | 2 | 17 |
| Facturas de proveedor | 1.200 al mes × 4 min = 80 h | 4 | 2 | 2 | 16 |
| Consultas de clientes por WhatsApp | 1.500 al mes × 3 min = 75 h | 4 | 3 | 3 | 14 |
| Previsión de demanda | Difícil de medir en horas | 3 | 4 | 3 | 11 |
| Filtrar currículos | 40 h al mes | 2 | 2 | 5 | Descartado (riesgo 5) |
Lectura: pedidos (17) y facturas (16) son los dos buenos candidatos. Si el ERP acepta importación de pedidos, se empieza por ahí; si no, facturas, que depende de menos integración. Las consultas por WhatsApp quedan para un segundo proyecto, cuando ya haya método de supervisión. Tienes cada uno desarrollado en leer albaranes y pedidos con IA, automatizar facturas de proveedores y atención por WhatsApp con IA.
Traducido a dinero, también de forma ilustrativa: si la IA asume el 60 % de las 90 horas de pedidos, son 54 horas al mes; a 22 euros la hora de coste empresa, unos 1.190 euros mensuales, unos 14.300 al año. Haz la cuenta con tus números en la calculadora de ahorro o con el método de cómo calcular el ahorro en horas de personal.
Depende del esfuerzo que hayas puntuado. Con RedundAI, llevar un proceso a producción es el Sprint de IA: 4.500 euros sin IVA y tres semanas, para un solo proceso con alcance cerrado por escrito. Es nuestro precio, no una media del mercado; los costes recurrentes (modelo, alojamiento) van aparte y se estiman con tus volúmenes antes de empezar. Detalle en cuánto cuesta implantar IA en una empresa.
En el ejemplo, 4.500 euros frente a unos 1.190 euros al mes de horas liberadas se recuperan en unos cuatro meses, sin contar esos costes recurrentes. Si prefieres esperar al bono de IA del Plan IA360, que pide justamente un caso de uso concreto, mira qué se sabe en agente homologado IA360: no somos agentes del bono porque la figura aún no existe, y lo solicitaremos en cuanto se abra la adhesión.
El que más horas repetitivas libera con datos accesibles y un error barato de corregir. En muchas empresas medianas sale un proceso administrativo, como pedidos por correo o facturas de proveedor, pero depende de dónde se concentre el trabajo manual en la tuya.
Puntúa cada candidato de 1 a 5 en los tres ejes, descarta los de riesgo 5 y los que no tienen dueño, y calcula la prioridad como dos veces el impacto más 6 menos el esfuerzo más 6 menos el riesgo. Por encima de 15 es un buen primer candidato.
Porque suele puntuar alto en esfuerzo y riesgo: necesita toda la documentación ordenada y sus errores los ve el cliente o el equipo sin filtro. Es mejor segundo o tercer proyecto, cuando ya hay método de medición y supervisión.
No lo recomendamos. Los sistemas de IA para seleccionar o evaluar candidatos o trabajadores son de alto riesgo según el Reglamento europeo de IA y tienen obligaciones adicionales. En la matriz puntúan riesgo 5 y quedan descartados como primer caso.
Uno. Un solo proceso, medido antes y después, en producción. El segundo se elige con la misma matriz cuando el primero funciona y el equipo sabe supervisarlo.
La matriz, la fórmula y el ejemplo son de RedundAI y tienen fines ilustrativos.
Tráenos tu lista de procesos al diagnóstico gratuito de 45 minutos. Salimos con la matriz puntuada, el primer caso de uso y una estimación de horas liberadas con tus números.
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