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Un administrativo pagado según el convenio de oficinas y despachos de Madrid cuesta a la empresa entre 22.600 € y 23.900 € al año en 2026 (salario de tablas más cotización), unos 13 € por hora efectiva. Un agente de IA cuesta una puesta en marcha (con RedundAI, 4.500 € por un proceso) más un coste de uso mensual que depende del volumen. El agente gana cuando hay mucho trabajo repetitivo sobre documentos digitales y el volumen crece. Contratar gana cuando el volumen es bajo, las tareas cambian cada semana o el trabajo consiste en tratar con personas.
| Administrativo contratado | Agente de IA | |
|---|---|---|
| Cómo se paga | Salario y cotización cada mes, 14 pagas | Puesta en marcha una vez, más uso del modelo, alojamiento y mantenimiento cada mes |
| Coste de referencia | 22.590 € – 23.906 € al año con las tablas de 2026 (Madrid) | 4.500 € por proceso con RedundAI, más el coste de uso según volumen |
| Hasta que rinde | Selección, incorporación y aprendizaje | Unas tres semanas para un proceso, si los datos ya existen |
| Si el volumen sube | Horas extra o otra contratación | Sube el coste de uso, no hace falta otra persona |
| Si las tareas cambian | Se adapta sobre la marcha | Hay que rediseñarlo o ampliarlo |
| Trato con personas | Lo hace bien | Solo lo previsible, y siempre con salida a una persona |
| Quién responde | La persona, con su criterio | Una persona que lo supervisa; el agente no asume responsabilidad |
El punto de partida es el salario mínimo que fija el convenio, no lo que pidan los portales de empleo. Los convenios de oficinas y despachos son provinciales o autonómicos, así que cada provincia tiene sus propias tablas. Tomamos como referencia el de la Comunidad de Madrid para 2025-2026, publicado en el BOCM el 9 de agosto de 2025, con la tabla salarial definitiva de 2026 que la comisión paritaria actualizó el 20 de marzo de 2026 (BOCM del 1 de mayo de 2026). Si tu empresa está en otra provincia, el método es el mismo y cambian las cifras.
El convenio clasifica los puestos administrativos así (artículo 17) y les asigna este salario anual en 14 pagas para 2026:
| Puesto (convenio de oficinas, Madrid) | Grupo y nivel | Salario 2026 |
|---|---|---|
| Auxiliar administrativo | Grupo V, nivel 9 | 1.221 €/mes · 17.094 €/año |
| Administrativo/a | Grupo IV, nivel 8 | 1.228,65 €/mes · 17.201,10 €/año |
| Oficial 2.ª administrativo | Grupo III, nivel 6 | 1.264,10 €/mes · 17.697,40 €/año |
| Oficial 1.ª administrativo | Grupo III, nivel 5 | 1.292,16 €/mes · 18.090,24 €/año |
El nivel 9 coincide con el salario mínimo interprofesional de 2026 (1.221 € al mes en 14 pagas, Real Decreto 126/2026): el convenio obliga a subir a ese importe los niveles que se queden por debajo. Son mínimos: muchas empresas pagan más, y a eso se suma la antigüedad, que el convenio fija en un 4 % del salario base por cada cuatro años.
Sobre el salario, la empresa paga su parte de la cotización a la Seguridad Social. En 2026, con contrato indefinido en el régimen general: 23,60 % por contingencias comunes, 5,50 % por desempleo, 0,20 % de FOGASA, 0,60 % de formación profesional y 0,75 % del mecanismo de equidad intergeneracional. Suman 30,65 %, más la tarifa de accidentes de trabajo, que depende de la actividad y del puesto; en la cuenta usamos un 1,5 % como supuesto, y tu gestoría te dirá el tuyo. La base mínima de cotización de 2026 es de 1.424,40 € al mes, y los salarios de la tabla ya están en ese nivel.
| Puesto | Salario | Cotización empresa (32,15 %) | Coste empresa al año | Por hora efectiva (1.765 h) |
|---|---|---|---|---|
| Auxiliar administrativo | 17.094 € | 5.496 € | 22.590 € | 12,80 € |
| Administrativo/a | 17.201 € | 5.530 € | 22.731 € | 12,88 € |
| Oficial 1.ª administrativo | 18.090 € | 5.816 € | 23.906 € | 13,54 € |
| Ejemplo: alguien pagado por encima de convenio | 24.000 € | 7.716 € | 31.716 € | 17,97 € |
Las horas son la jornada máxima anual efectiva del convenio, 1.765 horas (artículo 28), que ya descuenta vacaciones y festivos. La última fila es un ejemplo para que veas cómo escala la cuenta, no un salario de mercado. Para hacerla con tus datos, el método completo está en cómo calcular el ahorro de la IA en horas de personal.
Lo que la tabla no incluye y también cuesta: el tiempo de selección y de aprendizaje, el puesto y las licencias, las bajas (el convenio obliga a complementar la prestación por incapacidad temporal en algunos tramos), las horas de formación y reuniones, y la rotación. No le ponemos cifra porque varía mucho de una empresa a otra, pero empuja el coste real por hora productiva hacia arriba.
Un agente de IA es un sistema que lee, decide dentro de unos límites y actúa en tus programas: lee el correo, extrae los datos de un pedido o una factura, los mete en el ERP y avisa a una persona cuando algo no cuadra. Su coste tiene dos partes:
La pregunta útil no es «¿agente o empleado?», sino «¿cuántas horas de trabajo repetitivo hay al mes en este proceso?». El Sprint cuesta lo mismo que unas 350 horas de un administrativo pagado según convenio. Si el proceso no llega a eso en un año, hoy no compensa automatizarlo.
Pongamos un caso tipo, con números ilustrativos: una distribuidora recibe pedidos por correo en PDF y una persona los teclea en el ERP. Si son 40 horas al mes de ese trabajo, a 12,88 € la hora suman unos 515 € al mes. La puesta en marcha de 4.500 € se recuperaría en unos nueve meses, siempre que el coste de uso mensual quede muy por debajo de esos 515 € y que las horas liberadas se usen en otra cosa útil. Con 10 horas al mes (unos 129 €), tardaría casi tres años antes incluso de pagar el uso: no compensa.
La comparación cambia cuando la decisión real es contratar a una persona más porque el volumen crece. Ahí lo que se compara es un coste de 22.600 € o más al año, que se repite cada año, frente a una puesta en marcha y un coste de uso que crece con el volumen. Si el trabajo que justificaría la contratación es repetitivo y digital, el agente suele salir bastante más barato. Si es variado, el empleado gana.
Y una advertencia sobre nuestro propio precio: si solo tienes un proceso con el trabajo de media persona, el Programa (desde 2.500 € al mes, unos 30.000 € al año) cuesta más que contratar a un administrativo según convenio. El Programa tiene sentido con varios procesos; para uno solo, lo comparable es el Sprint. Para la cuenta completa con tus cifras, sigue cómo medir el ROI de un proyecto de IA.
Si dudas entre automatizar con reglas fijas o con un agente, mira la comparativa agente de IA frente a RPA; y para escoger el proceso, cómo elegir el primer caso de uso de IA.
En la mayoría de empresas medianas la decisión no es despedir a alguien y poner un agente en su lugar. Un agente rara vez cubre un puesto entero: absorbe las tareas repetitivas y deja a la persona lo que pide criterio. Lo que se gana es no tener que contratar a la siguiente persona cuando crece el volumen, y que el equipo actual dedique sus horas a vender, cobrar o atender mejor.
Si el objetivo sí es reducir plantilla, eso tiene implicaciones laborales que hay que revisar con tu asesor antes de empezar; lo explicamos en reducir costes con IA. Y si lo que te planteas es contratar a alguien técnico para llevar la IA, la comparativa es otra: consultora de IA frente a perfil interno.
Para tener una primera cifra en dos minutos, prueba la calculadora de ahorro de la portada con las horas y el sueldo de tu equipo.
Depende del volumen. Un administrativo según el convenio de oficinas de Madrid cuesta a la empresa entre 22.600 € y 23.900 € al año en 2026. Un agente cuesta una puesta en marcha (con RedundAI, 4.500 € por proceso) más un coste de uso mensual. Con mucho trabajo repetitivo y digital, el agente suele salir más barato; con poco volumen o tareas que cambian, contratar sale mejor.
Con las tablas de 2026 del convenio de oficinas y despachos de la Comunidad de Madrid, el salario va de 17.094 € (auxiliar administrativo) a 18.090,24 € (oficial 1.ª). Sumando la cotización de empresa, el 30,65 % más accidentes de trabajo, el coste anual queda entre unos 22.600 € y 23.900 €, unos 13 € por hora efectiva sobre 1.765 horas al año.
Rara vez entero. Un agente absorbe tareas repetitivas sobre documentos digitales, como teclear pedidos o registrar facturas, y deja a la persona las excepciones, el trato con clientes y proveedores y lo que pide criterio. Lo habitual es que evite la siguiente contratación cuando crece el volumen, no que sustituya a quien ya está.
Cuando el volumen de trabajo repetitivo es bajo, cuando las tareas cambian cada semana, cuando el trabajo consiste en tratar con personas o es presencial, cuando los datos no existen en digital y cuando hay que tomar decisiones con responsabilidad. En esos casos una persona rinde más que un agente.
Como referencia, el Sprint de 4.500 € equivale a unas 350 horas de un administrativo pagado según convenio. Si el proceso no ahorra esas horas en un año, después de restar el coste de uso y las horas de supervisión, hoy no compensa automatizarlo.
Datos comprobados en la fuente original el 23 de octubre de 2026. El tipo de accidentes de trabajo (1,5 %) es un supuesto para el ejemplo.
En el diagnóstico gratuito de 45 minutos medimos las horas del proceso que te preocupa y te decimos si compensa un agente o es mejor contratar, aunque la respuesta no sea la nuestra.
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