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Como gerente, no te toca elegir modelos ni herramientas: te toca elegir un proceso concreto, decidir qué harás con las horas que libere, poner un techo de inversión y fijar antes de empezar cómo sabrás si ha funcionado. Empieza por un solo proceso repetitivo, con volumen y con una persona que lo conozca bien. Si el primero se paga solo, el segundo se decide con datos y no con fe.
En una empresa de 30 a 250 personas, la IA no fracasa por la tecnología. Fracasa porque nadie tomó estas cinco decisiones, y el proyecto se quedó en manos de quien tenía un rato libre.
El error más caro de un gerente con la IA no es elegir mal la herramienta. Es aprobar un proyecto sin decidir qué pasa con las horas que libera. Esa decisión es solo tuya y hay que tomarla antes de gastar el primer euro.
No hay una cifra correcta para todas las empresas, pero sí un orden que protege tu dinero:
| Fase | Qué compras | Qué decides al final |
|---|---|---|
| Diagnóstico | Una conversación para elegir proceso y estimar horas | Si hay un proceso que merezca la pena |
| Primer proceso | Un proceso en producción, con datos reales y control humano | Si el ahorro medido cubre el coste |
| Siguientes procesos | Uno cada mes o cada trimestre, según capacidad del equipo | Si sigues, paras o cambias de área |
Dos reglas prácticas. La primera: el segundo proyecto se aprueba con los números del primero, no con la promesa del proveedor. La segunda: separa el coste de implantación del coste recurrente (consumo de modelos, licencias, mantenimiento). El segundo es pequeño al principio y crece con el volumen, así que pide que te lo estimen con tus cifras. En costes ocultos de la IA tienes la lista de lo que suele quedarse fuera del presupuesto.
Si prefieres empezar por una cifra orientativa, la calculadora de ahorro de la portada te da un rango de horas y euros en dos minutos con los datos de tu empresa.
No necesitas un cuadro de mando nuevo. Necesitas cuatro números del proceso elegido, medidos antes y después:
Con eso calculas el ahorro y el plazo de recuperación. El método completo, incluido el coste real de una hora de trabajo, está en cómo medir el ROI de la IA y en cómo calcular el ahorro en horas de personal.
Ejemplo ilustrativo, no un caso real. Una distribuidora de 80 empleados recibe pedidos por correo en PDF y Excel. Dos personas de administración los pasan al ERP y dedican 70 horas al mes. Se automatiza la lectura y la carga, con revisión humana de los pedidos dudosos.
| Concepto | Valor ilustrativo |
|---|---|
| Horas al mes antes | 70 h |
| Parte que asume la IA | 60 % (42 h al mes) |
| Coste de empresa por hora | 26 € |
| Ahorro bruto mensual | 1.092 € |
| Costes recurrentes estimados | 150 € al mes |
| Ahorro neto mensual | 942 € |
| Inversión (Sprint) | 4.500 € |
| Recuperación | unos 4,8 meses |
| Saldo del primer año | 6.804 € (13.104 € de ahorro bruto − 1.800 € recurrentes − 4.500 €) |
Esas cifras solo se cobran si decides qué pasa con las 42 horas. Si la empresa espera crecer un 30 % el año que viene, el mismo equipo absorbe ese volumen: sin IA harían falta unas 91 horas al mes para los pedidos; con IA, unas 36. Ahí el ahorro es la contratación que no haces.
El piloto eterno es el patrón más común: una demostración bonita con datos de ejemplo, un mes de pruebas y nadie que decida. Para evitarlo:
Cómo fijar esos criterios, paso a paso, en cómo diseñar un piloto de IA con criterios de éxito.
Todo lo demás puede tener un borrador hecho por la IA, siempre que alguien lo apruebe cuando el error cuesta dinero.
Si alguna respuesta es vaga, pide que la concrete antes de firmar. La lista completa está en cómo elegir consultora de IA.
El diagnóstico es gratis y dura 45 minutos: salimos con un proceso candidato y una estimación de horas, o con un «todavía no» si no hay caso. Un proceso en producción es el Sprint de IA: 4.500 € sin IVA, en tres semanas, con un solo proceso y tus datos. Si después quieres ir sumando procesos, el Programa empieza en 2.500 € al mes sin IVA, con un mínimo de tres meses. Detalle en cuánto cuesta implantar IA.
Si estás esperando al bono de IA del Plan IA360 para empezar, mira antes qué se sabe y qué no en preparación para el bono IA360. RedundAI solicitará ser agente en cuanto se abra la adhesión; mientras tanto, preparar el proyecto no depende de la convocatoria.
Por un solo proceso repetitivo, con volumen y con datos que ya existen, como pedidos, facturas o consultas. Antes de empezar hay que decidir qué se hará con las horas liberadas, quién es el dueño del proceso y qué número demostrará que ha funcionado.
Lo prudente es financiar un primer proceso, medir el ahorro y decidir el segundo con esos números. Con RedundAI, un proceso en producción cuesta 4.500 euros sin IVA en tres semanas; los costes recurrentes se estiman aparte con tu volumen.
Midiendo antes y después las horas al mes que se dedican a la tarea, el porcentaje de casos que salen sin intervención, los errores y el tiempo de respuesta. El criterio de éxito se fija antes de empezar, no al final.
Depende de tu previsión. Si el volumen va a crecer, absorberlo con el mismo equipo es el camino con menos fricción. Si el negocio es estable y pagas horas extra o trabajo externo, dejar de pagarlo es el ahorro más limpio.
Porque se hacen con datos de ejemplo, sin fecha de decisión y sin criterio de éxito escrito, y a menudo varios a la vez con el mismo equipo. Un piloto útil usa datos reales, está conectado a tus sistemas y termina en una decisión.
En el diagnóstico gratuito de 45 minutos elegimos contigo un proceso, estimamos las horas y te decimos si compensa, con cifras que puedes llevar a tu consejo o a tus socios.
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